martes, 24 de noviembre de 2009

Pantalla principal

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.


Imprimir un informe

Nosotros vamos a realizar el autoinforme sobre la Tabla1.Pulsaremos sobre aceptar y el resultado será:

Si pulsamos el botón derecho del ratón se desplegara el siguiente menú.




Para tener por fin nuestra copia en papel solo tendremos que pulsar el icono "Imprimir".
Ya hemos creado nuestro informe en columnas, y ahora aprenderemos a crear un informe en tablas, pero esta vez lo haremos sobre la consulta que hemos creado anteriormente.





Pulsaremos aceptar y el resultado será el siguiente

Para imprimirlo solo debemos pulsar el botón derecho del ratón como ya sabemos o sobre el icono "Imprimir" de la ventana principal.
Con esto damos por terminado el curso Access imprescindible. Hemos aprendido a los fundamentos de las bases de datos, a crear y gestionar tablas, búsquedas, consultas e informes.






¿A que se llama informes? , El asistente para informes, La vista de diseño de informes y la bara de diseño de informes

Access acude a nuestro socorro con los "Informes". Hay diversos procedimientos para crear informes, vamos a aprender directamente con la practica de un sencillo ejemplo.Utilizaremos para ello el asistente para informes automáticos.El primer paso es elegir "Informes" en la ventana "Base de datos"


y en los iconos, pulsar en "Nuevo"




En la siguiente ventana, elegiremos en la ventana superior el tipo de autoinforme que deseemos, puede ser en columnas o en tablas. Como veremos los dos, empezaremos por el primero.Vamos a crear un informe en columnas.


En la ventana inferior, al pulsar sobre la cortinilla se desplegarán las tablas o consultas disponibles sobre las cuales podremos realizar el informe.Evidentemente los informes solo se podrán realizar sobre tablas o consultas que hayamos creado previamente tal como ya hemos aprendido en los capítulos anteriores.



Propiedad del formulario


Visualizar las propiedades


Para visualizar las propiedades de cualquier objeto debemos situarnos en ese objeto y abrir la ventana Propiedades, en concreto para acceder a las propiedades del formulario hacer clic sobre la esquina superior izquierda del formulario (la que tiene un cuadrito negro) y hacer clic en el botón de la barra de herramientas, se abrirá la ventana Propiedades que iremos viendo a continuación. Las propiedades están organizadas en esta ventana en varias fichas, la ficha Todas recopila todas las propiedades, la ficha Eventos permite asociar macros, procedimientos o código VBA a ejecutar cuando se produzca algún evento asociado al formulario, esto no entra en el marco de este curso.De las demás fichas destacaremos las propiedades que más se utilizan.






La ficha Formato






El título es el que aparece en la barra de título.Vista predeterminada permite especificar la presentación inicial del formulario, es la vista con la que se visualizan los datos al abrir el formulario. En esta propiedad podemos elegir entre los siguientes valores:Un único formulario: muestra un sólo registro por pantalla.Formularios continuos: muestra varios registros (tantos como quepan en la ventana actual), se genera una copia de la sección detalle del formulario por cada registro que quepa en la ventana.Hoja de datos: muestra los campos del formulario organizados en filas y columnas como la vista hoja de datos que ya conocemos.Las propiedades Permitir... indican a qué tipo de vista se puede pasar una vez abierto el formulario, las que tengan la propiedad a Sí serán las vistas mostradas en la lista del botón y en el menú Ver.Barras de desplazamiento: permite definir qué barras de desplazamiento queremos que se vean en el formulario para cuando el formulario es más grande que la pantalla de nuestro ordenador, puede ser la vertical, horizontal, ambas o ninguna.Selectores de registros: para especificar si deben aparecer o no los selectores de registros (el selector de registros es el pequeño cuadrado o barra colocado a la izquierda de un registro en el que se puede hacer clic para seleccionar todo el registro en las vistas Hoja de datos y Formulario y que aparece con un lápiz cuando estamos modificando el registro).Botones de desplazamiento: si la propiedad está establecida a Sí aparece en la vista formulario la barra de desplazamiento por los registros del origen del formularioSeparadores de registros: si la propiedad está establecida a Sí aparece en la vista formulario una línea de separación entre cada registro. Esta propiedad se suele utilizar cuando la vista predeterminada es la de Formularios continuos.Ajuste de tamaño automático, indica si una ventana Formulario se abre automáticamente con el tamaño adecuado para mostrar registros completos. La ventana Formulario sólo cambia de tamaño si se abre en vista Formulario. Si abres el formulario primero en la vista Diseño o la vista Hoja de datos y a continuación, pasas a la vista Formulario, la ventana Formulario no cambiará de tamaño.Centrado automático: indica si el formulario será centrado automáticamente en la ventana de la aplicación cuando se abra.Dependiendo del tamaño y la colocación de la ventana de la aplicación, los formularios pueden aparecer por fuera de uno de los lados de la ventana de la aplicación, ocultando parte del mismo. Al centrar el formulario automáticamente cuando se abre hace que sea más fácil de ver y de usar.Si en la vista Diseño introduces algún cambio en un formulario cuya propiedad AjusteDeTamañoAutomático está establecida en No y cuya propiedad CentradoAutomático está establecida en Sí, cambia a la vista Formulario antes de guardar el formulario. Si no lo haces, Microsoft Access recorta el formulario por los bordes derecho e inferior la siguiente vez que abre el formulario.Si la propiedad CentradoAutomático está establecida en No, se abre una ventana Formulario con su esquina superior izquierda en la misma posición que cuando se cerró.Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o no en la ventana Formulario.Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del formulario, en ocasiones definir una imagen de fondo puede requerir una gran cantidad de memoria.




La ficha Datos



Origen del registro: permite indicar de qué tabla o consulta se sacarán los datos a visualizar en el formulario. Al posicionar el cursor sobre esta propiedad en la parte derecha aparece una flecha para desplegar la lista de todas las tablas y consultas definidas en la base de datos y poder elegir una de ellas, también aparece el botón que permite entrar en una ventana Diseño de consulta y definir una nueva consulta que no se almacenará como tal sino que la propiedad se rellenará con el código SQL correspondiente a la consulta que hayamos definido. También las personas que sepan SQL pueden escribir la sentencia SQL directamente en la propiedad.Filtro: permite poner una condición para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el formulario. El filtro entrará en funcionamiento cuando pulsemos el botón aplicar filtro de la barra de herramientas o la opcíón Aplicar filtro u ordenar del menú Registros.Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los registros ordenados. Si queremos poner varios campos de ordenación tenemos que separarlos por punto y coma.Permitir filtros: si esta propiedad está establecida a No quedarán desactivados los botones de la barra de herramientas y las opciones del menú Registros referentes a filtros.Permitir ediciones: si esta propiedad está establecida a No no se podrán realizar cambios en los datos que aparezcan en el formulario, únicamente se podrán visualizar.Permitir eliminación: si esta propiedad está establecida a No no se podrán borrar registros.Permitir agregar: si esta propiedad está establecida a No no se podrán añadir nuevos registros.Entrada de datos: si esta propiedad está establecida a Sí cuando se abre el formulario no se visualizan los registros que ya existen en el origen sino que se nos abre un registro en blanco para empezar a añadir nuevos registros. Se puede utilizar por ejemplo cuando queremos que alguien introduzca nuevos datos en una tabla pero sin que tenga acceso a los datos que estaban ya grabados.


La ficha Otras


Emergente: un formulario emergente es un formulario que permanece encima de otras ventanas. Un formulario emergente puede ser modal o no modal.Modal: cuando un formulario se abre como un formulario modal, el usuario debe cerrar el formulario para poder hacer clic fuera del formulario. Los cuadros de diálogo y los mensajes suelen ser modales.Ciclo: permite especificar qué sucede cuando se presiona la tecla TAB y el enfoque se encuentra en el último campo de un formulario dependiente.Si elegimos el valor Todos los registros, pasaremos al siguiente registro.Si elegimos el valor Registro activo, nos quedaremos en el registro y volveremos al primer campo del registro.Si elegimos el valor Página activa, regresamos al primer campo de la página.




Barra de diseño de formulario

La barra Diseño de formulario




Si has entrado en Diseño de formulario y no aparece esta barra la puedes hacer aparecer desde el menú Ver, Barras de Herramientas, opción Diseño de formularios.A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.El primero permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño y la Vista Hoja de Datos que ya conocemos, las otras dos vistas no entran en el curso.El botón Guardar nos permite guardar los cambios que vayamos haciendo en el diseño sin salir del formulario.El botón Buscar permite buscar archivos.Después tenemos los botones Imprimir y Vista preliminar (para ver cómo quedará la impresión antes de mandar el formulario a impresora).Luego tenemos los botones Cortar , Copiar , Pegar , y Copiar formato para aplicar estas mismas acciones a los controles de nuestro formulario. Para que Cortar, Copiar y Copiar formato estén activados deberemos previamente seleccionar el/los control/es sobre los que queremos aplicar la acción. Por ejemplo, seleccionar el control a copiar, hacer clic en el botón Copiar, posicionar el cursor en la sección donde queremos dejar la copia y hacer clic sobre el botón Pegar.Los botones Deshacer y Rehacer para deshacer las últimas acciones realizadas por si nos hemos equivocado o rehacerlas después de deshacer.Para insertar un hipervínculo tenemos el botón .El siguiente botón hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.El botón hace aparecer y desaparecer el cuadro Herramientas en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.Con el botón Autoformato podemos con un clic cambiar el aspecto de nuestro formulario asignándole un diseño de los que tiene Access predefinidos, son los estilos que aparecen también en el asistente para formularios.Todo formulario tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esta página de código haciendo clic sobre el botón .Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del control seleccionado. Si quieres saber más sobre las propiedades del formulario haz clic aquí El botón arranca el generador de expresiones, de macros o de código.Si queremos pasar a la ventana Base de datos tenemos el botón .Para crear una nueva tabla, consulta, formulario, informe, macro, etc... sin salir de nuestro formulario podemos utilizar el botón , al desplegarlo indicaremos qué tipo de objeto queremos crear en la base de datos.Por último podemos acceder a la ayuda de Access haciendo clic en el botón .

Asistente para formularios

El Asistente para formularios realiza más rápidamente el proceso de creación de un formulario ejecutando automáticamente todas las operaciones fundamentales. En tal caso, al usuario se le solicitan las informaciones y se crea un formulario basándose en las respuestas dadas. También es posible ir a Vista Diseño para personalizar el formulario.

Crear un formulario utilizando el Formulario de Entrada.- El formulario de Entada crea un formulario que visualiza todos los campos y los registros de la tabla o consultas seleccionadas. Cada campo se muestra en una fila diferente con una etiqueta a la izquierda. Para hacer esto es necesario:
-En la ventana de la base de datos, elegir la ficha Tablas o Consultas.
-Hacer click en la tabla o en la consulta sobre la cual deseamos que se base el formulario o bien abrir la tabla o la consulta en cualquier vista.
-Hacer click sobre la flecha junto al botón Nuevo objeto de la barra de herramientas, y después hacer click nuevamente sobre Formulario de inicio.
Crear un formulario con un asistente.- Para ello deberemos:
-En la venta de la base de datos, elegir la ficha Formularios y hacer click sobre el botón nuevo.
-En la ventana de diálogo Nuevo Formulario, escoger el asistente que se desee utilizar. A la izquierda de la ventana de diálogo aparecerá una descripción del asistente.
-Hacer click en el nombre de la tabla o de la consulta que incluye los datos sobre los cuales desea que se base el formulario.
-Pulsar Aceptar.
Si ha escogido la opción Asistente para Formularios, Asistente para Gráficos o Asistente para Tablas Dinámicas, siga las indicaciones que aparecen en la ventana de diálogo del Asistente.

Formularios

Formularios

Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la presentación de informaciones impresas Informes.Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios. En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente padronizado sobre los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente:
En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos.
Elegir la opción Asistente de formulario.
Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado.
Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.
Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datosAl final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta. Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón de la hoja de datos, basta accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. La figura 5.1 muestra el formulario generado para el PADRÓN DE EMPLEADOS.